Job Description

Descripción general: El puesto de Asistente Administrativo provee a la compañía apoyo administrativo, de manera organizada y según le sea solicitada. Trabaja de forma individual en una variedad de tareas relacionadas con la comunicación y la vida laboral del ejecutivo; además de funciones administrativas.

Funciones esenciales del puesto:

• Produce documentos precisos escritos a máquina en el formato adecuado a partir de una variedad de fuentes, incluyendo el dictado oral. Recibe la correspondencia y coreos electrónicos del Chief Executive Officer. A petición del Chief Executive Officer: fotocopia documentos, transcribe agenda, minutas. Redacta o transcribe cartas y memorandos.
• Elabora y mantiene los sistemas de archivo adecuados y localiza con prontitud los expedientes que le sean solicitados. Mantiene y conserva los registros vitales. Organiza los datos y los archivos en un formato utilizable.
• Maneja con eficiencia el calendario del Chief Executive Officer; incluyendo el arreglo de entrevistas, reuniones viajes y actividades.
• Organiza el escritorio del Chief Executive Officer.
• Responsable de los fondos del “Petty Cash”
• Responsable de reportar averías y dar seguimiento a las llamadas de los siguientes servicios:
cuadro telefónico, maquina fotocopiadora, fax, metro, aire acondicionado y cualquier otro equipo de la Corporación.
• Solicita y mantiene al día los documentos que se renuevan anualmente de la Corporación.
• Custodia a caja con las firmas autorizadas de la Corporación
• Según le sea requerido, contesta las llamadas telefónicas y correos electrónicos del Chief Executive Officer, proporciona información o dirige las llamadas a las personas correspondientes.
• Prepara presentaciones en Power Point del Chief Executive Officer.
• Recibe, registra y distribuye la correspondencia a los diferentes departamentos.
• Revisa diariamente el correo electrónico y los buzones de la Corporación.
• Recibe y registra los pagos efectuados en cheques y/o efectivo y los entrega al Departamento de Contabilidad.

Equal Opportunity Employer / Disabled / Protected Veterans

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For temporary assignments lasting 13 weeks or longer, AppleOne is pleased to offer major medical, dental, vision, 401k and any statutory sick pay where required.

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We also consider for employment qualified applicants regardless of criminal histories, consistent with legal requirements, including, if applicable, the City of Los Angeles’ Fair Chance Initiative for Hiring Ordinance. Pursuant to applicable state and municipal Fair Chance Laws and Ordinances, we will consider for employment-qualified applicants with arrest and conviction records, including, if applicable, the San Francisco Fair Chance Ordinance. For Los Angeles, CA applicants: Qualified applications with arrest or conviction records will be considered for employment in accordance with the Los Angeles County Fair Chance Ordinance for Employers and the California Fair Chance Act.

Additional Skills

(none specified)

Job Tags

Temporary work,

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